Siła efektywnego zarządzania nie bierze się wyłącznie z wyników menedżera, ale sumy wysiłków wszystkich członków zespołu. Chcąc efektywnie zarządzać ( w tym skutecznie zarządzać własnym czasem pracy), musisz delegować cześć swoich zadań, czyli przekazać je do wykonania swoim pracownikom.
Odpowiednie wykorzystanie delegowania może stać się silnym narzędziem motywowania do efektywnej pracy. Jest ponadto skutecznym instrumentem usamodzielniania pracowników poprzez poszerzanie zakresu pracy i odpowiedzialności. Poza tym, dzieląc pracę wśród swoich pracowników, zyskasz miano menadżera który potrafi zaangażować ludzi do działania.
Po co , komu i co delegować ?
W delegowaniu zadania bardzo ważne jest zwrócenie uwagi na poziom dojrzałości pracownika i kontekst sytuacyjny. Kluczową umiejętnością jest właściwe rozpoznanie umiejętności współpracowników, a następnie sposobów przekazywania zadania.
W delegowaniu cała istota polega na tym, abyśmy zdawali sobie sprawę, na którym etapie jest pracownik. Nazywane jest to czynnikiem „Z”. Nazwa pochodzi od drogi, którą przebywa pracownik wykonując zadania od krótkich i prostych do wymagających i długotrwałych. Wygląda to następująco:
Działając zgodnie z drogą „Z” w rozwoju pracownika możemy być pewni, że trudne zadania nie trafią do nowych pracowników, a łatwe i powtarzalne czynności nie będą wykonywane przez osoby mające już pewien staż pracy w firmie. Zwracajmy więc uwagę na dojrzałość pracownika w kontekście delegowania zadań.
KOŁO SAMODZIELNOŚCI PRACOWNIKA
Każdy z pracowników, który pracuje w organizacji jest w jakimś stopniu samodzielny.
Jeden może wykonywać pracę bez absolutnie żadnego nadzoru, a podczas gdy drugi będzie go potrzebował, w większym lub mniejszym stopniu. Samodzielność można zdefiniować jako zdolność pracownika do wykonania określonego zadania, w konkretnej sytuacji, w konkretnym czasie, bez wsparcia z zewnątrz. Warto już na etapie rekrutacji sprawdzić jak samodzielny jest potencjalny pracownik w zakresie zadań, jakie mu dajemy. W kole samodzielności mamy czynniki obiektywne (kompetencje, zasoby) i subiektywne ( zaangażowanie, zaufanie). Wchodzą one w obszar :
>czynników wewnętrznych – kompetencje, osobowość i zaangażowanie danej osoby. >czynników zewnętrznych – zasoby, uprawnienia oraz zaufanie.
Kompetencje, czyli wiedza i umiejętności w stosunku do danego zadania, są czynnikiem obiektywnym, ponieważ łatwo jest nam sprawdzić czy człowiek wie i umie wykonać dane zadanie. W tym przypadku nie ma kalkulacji. Zasoby, czyli to jak dana osoba ma zrealizować zadanie, również należą do grupy czynników obiektywnych. Trudno jest wymagać od pracownika, aby wykonał pracę bez odpowiednich narzędzi.
Warto przyjrzeć się również osobowości i uprawnieniom- czynnikom po części subiektywnym, jak i obiektywnym. Przykładem mogą być osoby, które definitywnie nie czują się w roli menedżera czy lidera. Jedne dążą do pracy w zespole, a inne do wykonywania zadań w pojedynkę.
W przypadku uprawnień chodzi o formalne lub nieformalne przyzwolenia na wykonywanie konkretnych działań. Z reguły to my dajemy uprawnienia pracownikowi, natomiast są również osoby, które z automatu budują sobie autorytet i zaufanie. Kiedy mówimy o samodzielności pracownika to formalne i nieformalne uprawnienia decydują o jego niezależności. Jeżeli chcemy, aby on sam zarządzał pewną grupą ludzi to musimy dać mu uprawnienia, w tym wypadku formalne, aby mógł to robić.
Drugą grupą są czynniki subiektywne, czyli zaangażowanie oraz zaufanie. Nigdy nie możemy być pewni co pracownik wymyśli czy jak zachowa się w konkretnej sytuacji.
Zaangażowanie łatwo mierzyć w momencie kiedy mamy gotowość do realizacji pewnych zadań. Jeśli pracownik przychodzi do nas i zaznacza, że daną rzecz trzeba zrobić albo otwarcie podchodzi do współpracy to wiemy, że jest zaangażowany.
PAMIĘTAJ, że przekazywanie innym odpowiedzialności nie umniejsza Twojej własnej. Wręcz przeciwnie – w przypadku delegowania zadań Twoja odpowiedzialność rośnie.
Nawet jeśli zrealizowałbyś zadanie lepiej lub szybciej, delegowanie pozwala rozwijać się innym. Delegowanie może być istotnym motywatorem – daje pracownikom poczucie spełnienia po udanej realizacji zadania.
PYTANIA JAKIE TOWARZYSZĄ DELEGOWANIU TO:
KOMU oraz CO – powinno się też zwrócić uwagę na jeszcze jedno, a mianowicie PO CO ( czy ktoś potrzebuje rozwinąć kompetencje i jakie, czy ktoś potrzebuje zmotywować się w ten sposób do rozwoju, do pracy)
JAK TO ROBIĆ ( Jak delegować)
Pamiętaj że delegowanie to nie wydawanie poleceń, ale rozmowa uzgadniająca, która musi zawierać kilka istotnych kroków:
- Wyjaśnij pracownikowi, dlaczego otrzymuje nowe zadanie
- Objaśnij rolę i obszar odpowiedzialności
- Objaśnij, jaki jest cel – czego oczekujesz
- Wspólnie omówcie zadanie
- Pamiętaj, by poinformować o konsekwencjach braku realizacji zadania
- Zapewnij zasoby lub wspólnie ustalcie, jakie będą potrzebne
- Ustal harmonogram spotkań monitorujących
- Okaż wsparcie
- Po zakończeniu wspólnie omówcie wyniki
NAJCZĘSTSZE PROBLEMY W DELEGOWANIU ZADAŃ
Delegowanie zadań wiąże się z problemami z dwóch stron. Możemy to porównać do komunikacji, gdzie występuję nadawca i odbiorca. W delegowaniu mamy trudności z jednej strony pochodzące od menedżerów i z drugiej od pracowników. Rozpoczynając od tych pierwszych – mają oni 4 podstawowe obawy:
- Poczucie zagrożenia pozycji w organizacji. Występuje szczególnie wtedy, gdy zadania są dobrze wykonywane
- Strach przed utratą władzy, co często wiążę się z potrzebą kontroli całości zadań.
- Obawa, że zadania nie zostaną wykonane poprawnie, która wynika z braku zaufania do pracowników.
- Brak pewności siebie i poczucia bezpieczeństwa.
Problemy w delegowaniu ze strony pracowników to najczęściej trudność z przyjmowaniem zadań do wykonania. Mówimy tu o 5 głównych rzeczach:
- Obawa przed krytyką i kompromitacją.
- Unikanie ryzyka.
- Brak zachęt do podejmowania wyzwania
- Małe zaangażowanie w sprawy organizacji
- Brak pewności siebie i poczucia bezpieczeństwa.
KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z DELEGOWANIA:
- Masz więcej czasu na naprawdę istotne zadania
- Optymalne wykorzystanie wiedz i umiejętności pracowników w twoim zespole
- Delegowane zadanie jest dla pracownika okazją do rozwoju, zdobycia nowych doświadczeń i zademonstrowania swojej skuteczności
- Twój pracownik i Ty możecie skorzystać na nowym podziale obowiązków.
