Pierwsze kroki menedżera

przez admin

Zostałeś menedżerem i co dalej?. Co powinieneś zrobić, jak się zachować, gdzie skierować pierwsze kroki wszystko zależy od tego czy aplikować na to stanowisko z zewnątrz  czy z wewnątrz firmy. Przy założeniu że jesteś dotychczasowym pracownikiem firmy i dostałeś awans masz na pozór ułatwione zadanie. Łatwość polega na znajomości firmy oraz zespołu który przejmujesz, trudność niestety jest wynikiem zmiany Twojej pozycji z członka zespołu na przełożonego/menedżera. A więc blokada przejścia „ na drugą stronę” , problem lojalności oraz motywacji swoich dotychczasowych kolegów. Awans z zewnątrz firmy wydaje się prostszy pod względem ewentualnych dylematów emocjonalnych. Nie zależnie od tego z kąt przychodzisz zacznij od:

– zapoznania się z zadaniami/celami postawionymi przed tobą ( skrupulatnie, zadaj tyle pytań ile potrzebujesz by mieć pewność iż zrozumiałeś co się od Ciebie wymaga i dlaczego. Nie poddawaj się euforii chwili( związanej z awansem), skup się na zadaniu. 

– sprawdź jaką masz decyzyjność i komu podlegasz we wszystkich sprawach 

– zorientuj się jak Twoja praca, realizacja zadań wpływa na inne działy, cele firmy. 

– zapoznaj się ( lub zrób to jeszcze raz ) ze strategią oraz celami, misją i wizją firmy. 

– zapoznaj się ze strukturą oraz kulturą firmy

– poznaj swój zespół i daj się im poznać ( zrób odprawę na której krótko powiedz kim jesteś, z kąt przychodzisz, jaki preferujesz styl pracy, jakie wyznajesz wartości, jakie cele postawiono przed Tobą ) 

– obejmując zespół, po zapoznaniu się, przeanalizowaniu celów postawionych przed wami, przyszedł  czas na sporządzenie kontraktu ( zasad pracy i współpracy w zespole) 

– między czasie zapytaj w dziale HR lub osoby odpowiedzialne za sprawy personalne i rozwój, czy i kiedy była robiona ocena pracownicza. Jeżeli była, sprawdź jaka metodo została do tego wykorzystana i kto był odpowiedzialny za przeprowadzenie oceny. Oczywiście zapoznaj się z ocenami pracowników twojego zespołu. 

– na koniec nie zapomnij o zapoznaniu się z całą logistyką oraz administracją firmy. 

Tak jak już wspomniałem większość działań zależy od tego czy jesteś dotychczasowym pracownikiem mianowanym na stanowisko menedżera czy przyszedłeś z zewnątrz. Niemniej jednak powyższe punkty to minimum niezbędne do dobrego startu każdego menedżera.  

Ok. Jak mówimy o podstawach to kiedy używamy słowa menedżer nieuchronnie łączymy je z procesem zarządzania. Angielskie słowo manage oznacza bowiem zarządzać. Proces zarządzania odbywa się w organizacji, która wg teorii systemów składa się z czterech podstawowych rodzajów zasobów:

– ludzi, czyli zarządzających i członków zespołu oraz pozostałych pracowników 

– pieniędzy, czyli kapitału finansowego organizacji obejmującego zarówno jej finansowanie bieżące, jak i długofalowe inwestycje

– rzeczy, czyli surowców, pomieszczeń , sprzętu itp.

– informacji, czyli użytecznych danych niezbędnych do podejmowania decyzji. 

Menedżerem z perspektywy ww. teorii będzie osoba, która jest odpowiedzialna za powiązania i koordynację wszystkich czterech zasobów w celu osiągnięcia celów firmy. Realizuje on/ona proces zarządzania planując i podejmując decyzje, organizując, motywując i kontrolując wszystkie zasoby firmy. Menedżer jest osobą odpowiedzialną za realizacje działań podległych mu osób czy jednostek organizacyjnych. Jego celem jest zwiększenie efektywności pracy przez stosowanie odpowiednich sposobów zarządzania. 

Skuteczny menedżer to skuteczny zespół. Menedżer rozliczany jest za efektywność swojej pracy. Dlatego na poziomie zapoznawania się z zespołem menedżer nie może  zapomnieć o  zrobieniu  analizy pracowników w której powinieneś ustalić dwa aspekty:

– jaki posiadają poziom kompetencji w zakresie realizacji zadań

– jaki prezentują poziom motywacji

Ważne kryteria z perspektywy analizy pracowników to:

-Poziom kompetencji przejawiający się w określonej wiedzy, umiejętnościach wykorzystywanych w wykonywanych zadaniach ( niski, umiarkowany, wysoki)

-Poziom motywacji przejawiający się w zaangażowaniu/chęciach do wykonywanych zadań 

( niski, umiarkowany, wysoki)

Przyjęcie takiej perspektywy prowadzi do wyłonienia czterech typów pracowników:

P1- niskie kompetencje i wysokie zaangażowanie

P2 – niskie, średnie kompetencje i niskie, średnie zaangażowanie

P3 – średnie/wysokie kompetencje i niskie zaangażowanie 

P4 – wysokie kompetencje i wysokie zaangażowanie 

Do każdego poziomu gotowości pracowników należy zastosować inne zachowanie (dostosować styl kierowania/zarządzania)

S1 – Instruowanie ( wysoka motywacja, niska kompetencja pracownika)

S2 – Trening ( zmienna motywacja, średnie kompetencje pracownika)

S3 – Wspieranie ( zmienna lub niska motywacja, wysokie kompetencje pracownika)

S4 – Delegowanie ( wysoka motywacja, wysokie kompetencje pracownika)

S1 – Instruowanie/jasne określenie struktury zadania, menedżer powinien bardzo dokładnie opisać zadania: jego cele, zakres, formę realizacji, a następnie w spierać pracownika, pomagać mu w zaplanowaniu i organizacji czynności. Wymaga dużo zaangażowania, a przede wszystkim cierpliwości i umiejętności słuchania przez menedżera. 

S2 – Trening/Konsultowanie/coaching; rolą menedżera jest analiza zadań przebytych i przyszłych pod kątem kompetencji. Czas poświęcony na  budowanie i zwiększanie wiary pracownika we własne możliwości. Menedżer przekazuje dużo instrukcji w nowych zadaniach dla pracownika i pozostawia swobodę działania w zadaniach znanych pracownikowi. 

S3 – Wspieranie; menedżer powinien zapytać pracownika o jego pomysły na realizacje zadania. Zachęcać pracownika do dyskusji, dzielić się własnym doświadczeniem, a przede wszystkim ułatwić samodzielne rozwiązanie zadania. 

S4 – Delegowanie; menedżer powinien przede wszystkim nie przeszkadzać. Menedżer ma promować niezależność pracownika i zwiększać  odpowiedzialność pracownika. Powinien zachęcać go do podejmowania nowych wyzwań, całkowicie oddaje podejmowanie decyzji pracownikowi. 

            Bardzo ważną rzeczą jest też to w jakiej fazie budowania zespołu go przejmujemy. Dobrze jak sami mamy go zbudować od początku, ale jak już istnieje to pamiętajmy że każda zmiana nie zależnie na jakim poziomie jest zespół wywoła w nim zamieszanie, lęk, wypchnie go ze strefy komfortu. Dlatego dla opanowania zachwiania i nie doprowadzenia do spadku efektywności trzeba zadbać o dobra komunikację a więc wykorzystać swoje kompetencje menedżerskie. Tak jak skuteczna komunikacja powinna być podstawową kompetencją każdego menedżera ( która jest związana z przejawami zachowań w obszarach; nawiązywanie pozytywnego kontaktu z rozmówcą, aktywne słuchanie, parafrazowanie, zadawanie pytań, podsumowywanie wypowiedzi, odsłanianie intencji, okazywanie szacunku dla rozmówcy) tak nie rozłącznymi z nim kompetencjami są:

– zarządzanie zespołem

– zarządzanie konfliktem

– zarządzanie zmianą 

– zarządzanie czasem i zadaniami 

– gotowość do ciągłego uczenia się 

– zdolność do podejmowania decyzji

– motywowanie pracowników 

– inteligencja emocjonalna 

oraz często ostatnio pożądane takie jak: 

kreatywność i innowacyjność, wiedza analityczna, zarządzanie projektami. 

            Chciałbym zwrócić uwagę na jeszcze jedną ważną rzecz a mianowicie na postawę. Skuteczny menedżer musi pracować nad rozwojem osobistym, nad świadomością swojego ciała i umysłu. Musi pamiętać iż myśli, przekonania kreują  postawę, a ta decyzje, które z kolei kreują działania a na końcu efekt podjętych działań. 

             I moja ostatnia sugestia płynąca prosto z serca,  nie zależnie w którym miejscu swojej kariery się znajdujecie bądźcie spójni, niech Wasze słowa mają odzwierciedlenie w czynach, bądźcie prawdziwi, nie grajcie kogoś kim nie jesteście, budujcie swój autorytet swoim zaangażowaniem, kompetencjami, zaufaniem. Każdego dnia starajcie się przejść z poziomu menedżera na poziom lidera. 

Powodzenia, pamiętajcie że jestem zawsze do Waszej dyspozycji. 

Kontakt 605 150 205 mail piotrtyton@seiro.eu